KPI là gì? Quy trình xây dựng hệ thống KPI

1. KPI là gì? KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator, có nghĩa là chỉ số đánh giá hiệu quả, nó là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân trong việc đạt được kết quả cuối cùng.

2. Hai loại KPI chính

Tại mỗi doanh nghiệp, tổ chức từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất thì đều có hệ thống KPI khác nhau để thực hiện một kế hoạch (có thể là chiến lược hoặc chiến thuật). Phải trải qua một quá trình mới thấy được kết quả của kế hoạch đó. Song, chúng ta cần một chuẩn mực để đo lường, đánh giá hiệu quả thực hiện và kết quả đó. Vì vậy, tuy có nhiều KPI nhưng hầu hết thường chia thành 2 loại KPI bao gồm: KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược, KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật.

KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến lược: Với các mục tiêu mang tính chiến lược ( profit, tiền, market share… ), nó sẽ tác động trực tiếp đến hoạt động của công ty.

KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật: Chiến thuật là các cách áp dụng phương pháp thực hiện như thế nào để thực hiện được chiến lược đề ra trước đó.

3. Tại sao KPI quan trọng?

Có nhiều lý do vì sao KPI quan trọng đối với hệ thống quản lý để đánh giá hiệu suất và mức độ phát triển của công ty:

3.1. Đo lường mục tiêu của bạn.

KPI thường bị nhầm trở thành mục tiêu hay mục tiêu chính của công ty, doanh nghiệp. Do vậy, bạn phải nhớ rõ KPI chỉ là một phương pháp đo lường các mục tiêu, chỉ tiêu. Đo lường theo phương pháp này để bạn thấy mình đang sai ở đâu và đưa ra quyết định sau đó có thể giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn.

3.2. Tạo môi trường học hỏi.

Theo nghiên cứu của Root Cause, các dữ liệu được tạo ra bằng cách đo lường các chỉ số của KPI có thể tạo ra nhiều cuộc hội thoại quan trọng ở nơi làm việc. Khi bạn nhận thấy một điểm không thuận lợi trên KPI, bạn có cơ hội để nói chuyện với các cá nhân hoặc nhóm cụ thể liên quan tới KPI. Đây là một cơ hội tuyệt vời để bạn có thể giảng giải cho các nhân viên làm thế nào để làm những việc khác nhau và thực hiện tốt hơn và đạt được mục tiêu đề ra. Ngoài ra, bạn có thể phân tích xem các thiết lập KPIs là một đo lường hiệu quả, và ngược lại, sửa đổi cần thiết nếu các nhân viên cảm thấy rằng các mục tiêu không thực tế để đáp ứng.

3.3. Tiếp nhận thông tin quan trọng.

KPI có thể cung cấp cung cấp bức ảnh tổng quan trực tiếp về hiệu suất tổng thể của công ty bạn. Khi bạn đang ở trong một thị trường cạnh tranh cao, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực của bạn nhằm “đánh bại” đối thủ cạnh tranh của bạn. Các dữ liệu thời gian thực mà KPIs cung cấp có thể cho phép bạn thực hiện điều chỉnh hệ thống để bạn không còn làm thay đổi rầm rộ vào cuối mỗi tháng để đạt được mục tiêu của bạn.

3.4. Khuyến khích tinh thần trách nhiệm.

Về cơ bản, KPIs khuyến khích tinh thần trách nhiệm cho cả người lao động (nếu họ không thực hiện) và người sử dụng lao động (nếu KPIs được coi là không thể truy cập).

3.5. Nâng cao nhuệ khí.

Động lực làm việc của nhân viên và sự hài lòng công việc cực kỳ quan trọng để nâng cao hiệu suất và văn hóa công ty. Nó thường có thể khó khăn để thúc đẩy nhóm của bạn khi mà mục tiêu đề ra chỉ có thể đạt được một lần một quý hoặc một năm một lần. Nhân viên của bạn có thể cảm thấy khá bổ ích và có động lực khi nhận được báo cáo tích cực mà đáp ứng được các tiêu chí nhất định của KPI theo từng thời điểm. Các kết quả thường mang tính thời điểm. Nó tạo ra một cảm giác kiên định và khiến họ tập trung vào việc muốn đạt được các mục tiêu của KPI. Một hệ thống KPI tốt sẽ cải thiện kết quả thống kê bằng cách cân bằng vai trò lãnh đạo của bạn với hiệu suất của nhóm mình. Họ có thể sử dụng thông tin này để theo dõi công việc và tiến bộ của nhân viên, thảo luận để tìm ra, cung cấp thông tin phản hồi, và cuối cùng là tăng sự hài lòng của công việc là mục tiêu sắp tới cần được đáp ứng.

4. Quy trình chung xây dựng hệ thống KPI.

Mỗi doanh nghiệp hay cá nhân đều phụ thuộc vào kế hoạch, mục tiêu riêng vì thế sẽ có những hệ thống KPI riêng biệt. Tuy nhiên vẫn sẽ có những điểm chung trong quá trình xây dựng để các nhà quản lý có thể dựa vào đó để phát triển những hệ thống KPI phù hợp với đơn vị của mình.

4.1. Xác định chủ thể xây dựng KPI

Chủ thể xây dựng KPI cần phải là người có chuyên môn cao, nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, dự án. Đồng thời cũng phải phải hiểu rõ về KPI là gì? (thường là trưởng bộ phận, quản lý, các phòng, ban…). Ngoài ra để đảm bảo được tính thống nhất, hiệu quả thì cũng cần nhận được sự góp ý từ các bộ phận, cá nhân liên quan.

4.2. Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận

Khi xây dựng một hệ thống chỉ số KPIs cần phải xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, dự án… hay cá nhân.

4.3. Xác định vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng bộ phận

Cần mô tả rõ ràng, chi tiết về công việc của từng cá nhân gắn với trách nhiệm của từng chức danh.

4.4. Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs – Chỉ số của nhóm bộ phận:

Xây dựng dựa trên cơ sở của chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận. – Chỉ số cá nhân: Được xây dựng theo đúng yêu cầu về tiêu chí SMART. – Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ số cụ thể.

4.5. Xác định khung điểm cho kết quả

Mỗi chỉ số sẽ có mức độ điểm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành và tính hiệu quả công việc.

4.6. Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh

Dựa trên những khung điểm kể trên, nhà quản lý, trưởng bộ phận… sẽ tổng kết lại tổng điểm cũng như đưa ra kết luận, đồng thời từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp hơn.

Kết luận: KPI là quan trọng để thực hiện những mục tiêu chung của một tổ chức, doanh nghiệp. Hãy đảm bảo rằng những mục tiêu này có thể giúp bạn thực hiện những hành động tiềm năng dựa trên tiêu chí của KPI. Vì vậy, hãy luôn luôn thiết lập những mục tiêu cụ thể cho phép bạn tạo ra những KPIs cần thiết để cải thiện toàn diện kết quả phát triển của doanh nghiệp bạn. Theo dõi app tìm việc JobsGO để cập nhật những thông tin tuyển dụng mới nhất.

Nguồn: https://jobsgo.vn/blog/kpi-la-gi-quy-trinh-xay-dung-he-thong-kpi/